L’onere in capo al contribuente di documentare l’esistenza e consistenza dei costi riguarda tutte le componenti reddituali negative, non esclusi quei beni che, pur acquistati molti anni prima, continuano a partecipare al risultato di esercizio con la procedura di ammortamento. È questo, in sintesi, quanto stabilito dalla Commissione tributaria di primo grado di Trento con la sentenza n. 7/2/11 del 2018: “a fronte della deduzione di costi (…) ricada sul contribuente l’onere di documentarne la loro effettiva sussistenza e l’ammontare (anche ai fini dell’eventuale valutazione dei requisiti di inerenza e competenza)”. Dunque per fatture di beni strumentali vale il principio dell’art. 22, comma 3, del D.P.R. 600/73 : tutta la documentazione di supporto alle scritture contabili (fatture, note, ricevute, estratti conto bancari, etc. etc.) deve essere conservata – anche in modalità “sostitutiva” ovvero digitalmente – fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al periodo d’imposta considerato ( anche oltre il termine decennale stabilito dall’art. 2220 del cod. civ). L’utilizzo dei beni appartenenti a questa particolare categoria non si esaurisce nel periodo d’imposta in cui vengono acquistati ma si estende a tutti gli anni di “vita utile” e anche oltre il periodo di ammortamento fiscale, potendo essi infatti restare in uso in ciascuno degli anni di loro effettivo utilizzo pur a processo di ammortamento completato. Al fine, quindi, di documentare nell’eventualità di controlli, l’inerenza di quelle spese, sorge la necessità di conservare le fatture di acquisto praticamente fino a quando non si sia definito l’accertamento relativo all’anno di dismissione del bene stesso e anche oltre l’anno in cui si è esaurito il suo processo di ammortamento fiscale laddove appunto il bene rimanga in uso, e pertanto, in altri termini, fino a quando non si sia definito l’accertamento relativo all’anno in cui il bene viene ad ogni effetto estromesso dall’attività.
Sarà opportuno porre attenzione ogni qualvolta si intenda disfarsi della documentazione contabile di un anno prescritto, e verificare in particolare se vi siano anche le fatture relative all’acquisto di beni strumentali ancora effettivamente in uso.